Gestionnaire des immobilisations et de l'inventaire H/F

Gestionnaire des immobilisations et de l'inventaire H/F Download job offer in PDF format The offer description be low is in French Contract type : Civil Servants Mobility (EU) or Fixed-term contract Renewable contract : Yes Level of qualifications required : Bachelor's degree or equivalent Other valued qualifications : Bac+3 minimum à Bac +5 Fonction : Support functions Corps d'accueil : Assistant Ingénieur / Ingénieur d'Etudes (AI/IE) Level of experience : From 3 to 5 years Context La Direction des affaires financières et patrimoniales (DAFP) pilote et coordonne le fonctionnement financier et patrimonial de l'institut. Pour accompagner son activité l’institut gère une pluralité d’achats mobiliers (matériel informatique, technique, mobilier et matériel de bureau,..) et immobiliers (bâtiments, installations techniques,..) qu’il convient d’inventorier et d’immobiliser au regard des processus et procédures internes à l’institut. Ainsi, l’institut gère un patrimoine de 350 millions d’euros répartis sur des biens mobiliers et immobiliers, ce qui représente 84 000 biens dans l’inventaire physique dont 28 400 sont immobilisés avec en moyenne 5 à 7 000 nouvelles entrées par an. Au siège de l’institut, la Direction des Affaires Financières et Patrimoniales (DAFP), placée sous l’autorité de son directeur, assure un pilotage fonctionnel auprès des sites régionaux d’Inria. En son sein, le Service Patrimoine et Logistique (SPL), dirigé par la Responsable du patrimoine, structure l’organisation de la gestion patrimoniale, des immobilisations et de l’inventaire, et assure l’encadrement fonctionnel des Services Techniques et Généraux (STG) de chaque centre. Sous la direction de la Responsable du patrimoine, la responsable Chargée d’affaires mobilières et patrimoniales coordonne, au niveau national, l’application des textes réglementaires relatifs à l’inventaire et aux immobilisations ainsi que des règles internes de l’institut. Elle encadre fonctionnellement les agents des STG, les Pilotes inventaire, responsables de la gestion locale des immobilisations et de l’inventaire. Pour mener à bien leurs missions, ces derniers s’appuient sur un prestataire externe qu’ils forment et pilotent. Une fois les données d’immobilisations et d’inventaire traitées au niveau local par les centres, elles sont transmises au niveau national pour contrôle, consolidation et analyse par le SPL. La responsable Chargée d’affaires mobilières et patrimoniales exerce également un rôle transverse auprès de l’ensemble des acteurs de la chaîne de la dépense : Service Dépenses, Agence Comptable ainsi qu’auprès du SAAFFI (Service support utilisateurs pour les applicatifs de la DAFP) et de la DSI (Direction des services informatiques) afin d'accompagner et cadrer les évolutions attendues sur l'ERP Finances. Ainsi, ses missions s’articulent autour de 4 axes : • le pilotage national du processus de gestion des immobilisations, avec la définition d’une trajectoire alignée à la politique de l’institut • la gouvernance et qualité de la donnée mobilière, immobilière et financière/comptable associée • l’expertise réglementaire et l’appui aux centres et aux services de l’ordonnateur • la contribution aux travaux de clôture comptable L’ensemble de ce travail est accompli en collaboration avec le chargé de gestion des immobilisations qui accompagne les Pilotes inventaire sur la réalisation des premiers contrôles de mesure des écarts entre les immobilisations et les données comptables (contrôle de 1er niveau). Au-delà de ces missions courantes, l’activité du SPL est aujourd'hui intensifiée par plusieurs chantiers de transformation en cours. En effet Inria a déployé en 2022 un nouvel ERP Finances, entrainant une évolution des rôles au sein de la chaîne de la dépense, notamment ceux des Pilotes inventaire, désormais garants de la conformité des immobilisations de chaque centre. Outre ce changement d’activité des acteurs, l’instabilité du système d’information a généré un écart entre les données comptables et les données d’immobilisations conduisant, pour Inria, à la perte de la certification de ses comptes par les Commissaires aux Comptes. Dans ce contexte l’institut s’est fixé pour objectif de résorber cet écart. Pour ce faire, en 2025 a été conçu et déployé une application dédiée, le ‘Décisionnel Immo’, permettant de contrôler l’alignement entre les données comptables et les données d’immobilisations. Toujours en 2025, un audit a été conduit afin de faciliter l’accompagnement au changement et d’appuyer la révision et la simplification des processus et procédures. Assignment Au sein de la Direction des Affaires Financières et Patrimoniales et sous la responsabilité de la responsable Chargée d’affaires mobilières et patrimoniales, le/la Gestionnaire des immobilisations et de l'inventaire assiste cette dernière dans l’ensemble de ses missions assure, lorsque nécessaire, la continuité de service en prenant le relai sur les dossiers. Il/elle l’assiste dans les prises de positions techniques, l’accompagnement au changement, le déploiement opérationnel sur chacun des sites de la trajectoire élaborée, et participe à la communication des informations importantes à l’ensemble des acteurs. Main activities 1/ Encadrement et management : - Encadrement hiérarchique d'une personne - Management fonctionnel des pilotes inventaire 2/ Déploiement opérationnel du processus de gestion des immobilisations : - Animer et coordonner le réseau des pilotes inventaire des 9 centres et du Siège : (a) contribuer à l’élaboration, au déploiement et au suivi des actions menées sur les sites de l’institut en matière d’inventaire et d’immobilisations, (aa) participer à l’accompagnement au changement, en soutenant la mise en œuvre des évolutions organisationnelles, réglementaires et fonctionnelles, (aaa) Contrôler l’application homogène des procédures de gestion de l’inventaire sur leurs aspects physiques et comptables, (aaaa) assurer la diffusion des informations essentielles et la communication des plans d’action auprès de l’ensemble des acteurs concernés - Piloter les opérations de recensement physique annuel des biens mobiliers des centres et des sites délocalisés concernés avec, en relai, les pilotes inventaires et les prestataires chargés d’inventaire - Assurer la formation des acteurs de la chaîne de la dépense (service dépenses, responsable des services techniques..) en tant que référent.e national.e : construction des formations, des supports de présentation numériques et élaboration de guides pédagogiques - Assurer une veille règlementaire : (a) contribuer à la mission d’expertise et de conseil auprès des services de l’ordonnateur, (aa) mettre à jour les guides et référentiels en fonction des évolutions réglementaires 3/ Fiabilisation des opérations de gestion courante et de la clôture annuelle des comptes en collaboration avec le chargé des immobilisations : - Contrôle interne périodique de la vérification des contrôles de 1er niveau (contrôle de 2nd niveau) sur les opérations courantes et les opérations de fin d’exercice - Contrôle et transmission des flux d’écritures au comptable - Appui pour la production de pièces justificatives dans le cadre des contrôles annuels des Commissaires aux Comptes 4/ Gouvernance et qualité de la donnée patrimoniale : - Veiller à la qualité, la cohérence et la fiabilité des données mobilières, immobilières et financières - Garantir la correcte comptabilisation des immobilisations en lien avec l’Agence Comptable et le contrôle interne et maîtrise des risques 5/ Les missions stratégiques et les projets en développement : - Refonte et rationalisation des éléments de comptabilisation et simplification des enregistrements : co- développement, avec l’Agence Comptable et le Services Dépenses, d’un référentiel d’imputations comptables unique, simplification de la nomenclature produits et le nettoyage/correction de la base de données des immobilisations, élaboration de règles de nommage dans l’application de gestion des immobilisations et de l’inventaire WinInvest - Mise en service des immobilisations avec traitement d’un passif - Contribution au plan de résorption de l’écart comptable - Contribution au contrôle qualité des outils en assurant le recettage des montées de version des systèmes d’information avant leur déploiement en production, en lien avec le service support de 1er niveau - Intendance de la donnée et alignement des référentiels : dans le cadre de l’objectif institutionnel d’alignement des référentiels, contribuer à l’alignement des données de localisations WinInvest avec le référentiel patrimonial Active3D Skills Niveau d’études Niveau d’étude bac +3 minimum à bac + 5 Diplômes en contrôle de gestion et comptabilité publique Savoirs Connaissance des processus financiers et comptables Maîtrise du cadre réglementaire applicable aux établissements publics Connaissance des règles de gestion des immobilisations Compréhension du fonctionnement d’un réseau national d’acteurs (centres, services transverses, Siège) Travailler en transversalité avec différents services et des acteurs dispersés géographiquement Savoir faire Piloter et coordonner un réseau d’acteurs Contrôler la conformité des processus et mettre en œuvre des dispositifs de contrôle interne Capacité d’analyse de données et de production d’indicateurs Rédiger, mettre à jour et diffuser des procédures, guides et ressources documentaires Préparer et animer des formations internes (supports, pédagogie, transmission) Savoir-être Rigueur, esprit d’analyse et capacité à prendre du recul sur les processus Sens de la pédagogie notamment pour accompagner le changement Autonomie, sens de l’initiative et capacité à prioriser Diplomatie et capacité à dialoguer avec des interlocuteurs variés (techniques, comptables, opérationnels) Adaptabilité face à un environnement en évolution (ERP en stabilisation, référentiels en transformation) Benefits package • Restauration subventionnée • Transports publics remboursés partiellement • Congés: 7 semaines de congés annuels + 10 jours de RTT (base temps plein) • Possibilité de télétravail et aménagement du temps de travail • Mutuelle • Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des œuvres sociales d'Inria) • Accès à la formation professionnelle Apply for this position Share • Facebook • Linkedin • Twitter • Email General Information • Town/city : Grenoble • Inria Center : Siège • Starting date : 2026-12-01 • Duration of contract : 2 years • Deadline to apply : 2026-10-01 Warning : you must enter your e-mail address in order to save your application to Inria. Applications must be submitted online on the Inria website. Processing of applications sent from other channels is not guaranteed. Instruction to apply Defence Security : This position is likely to be situated in a restricted area (ZRR), as defined in Decree No. 2011-1425 relating to the protection of national scientific and technical potential (PPST).Authorisation to enter an area is granted by the director of the unit, following a favourable Ministerial decision, as defined in the decree of 3 July 2012 relating to the PPST. An unfavourable Ministerial decision in respect of a position situated in a ZRR would result in the cancellation of the appointment. Recruitment Policy : As part of its diversity policy, all Inria positions are accessible to people with disabilities. Contacts • Inria Team : DAFP (DAFP) • Recruiter : Cohen Alexandra / alexandra.cohen@inria.fr About Inria Inria, the French national institute for research in digital science and technology, supports the French government in national research and innovation strategies in the digital field, acting as Digital Programs Agency. Inria leads over 300 research and innovation projects with its 3,500 scientists, engineers, and support staff, in partnership with universities and the digital ecosystem (businesses, entrepreneurs, and public stakeholders). Together, we explore strategic fields such as artificial intelligence, cybersecurity, quantum computing, cloud technologies, digital transformation in healthcare, digital twins, and digital technologies for defence. We develop practical solutions such as software, tech startups, partnerships with national companies, and cutting-edge training programmes. Our goal is to drive scientific, technological, and industrial excellence to ensure France’s digital sovereignty.