Assistant(e) de services

Assistant(e) de services Download job offer in PDF format The offer description be low is in French Contract type : Mobility Level of qualifications required : A levels or equivalent Other valued qualifications : Bac + 2 Fonction : Support functions Corps d'accueil : Technicien de la Recherche (TR) About the research centre or Inria department Le centre Inria de l’Université de Lorraine et son antenne de l’Université de Strasbourg regroupe 400 personnes, réparties dans 21 équipes de recherche et 8 services d’appui à la recherche. Toutes les équipes de recherche sont communes avec des partenaires académiques, et 4 d’entre elles sont basées à Strasbourg. Le centre de recherche est un acteur majeur et reconnu sur le territoire dans le domaine des sciences numériques. Il est au cœur d'un écosystème dynamique, à la fois académique (acteurs de l’enseignement supérieur) et ONR, de R&D et d’innovation (PME innovantes, grands groupes, start-ups, incubateurs, pôles de compétitivité), collectivités territoriales. Assignment Sous l'autorité de la responsable du pôle des assistantes mutualisées et en collaboration avec plusieurs collègues, l'assistant.e de services apporte un support administratif aux responsables et aux membres des services dont elle/il s'occupe. Elle/il contribue à l’organisation de la vie des services et à la bonne application des règles budgétaires, financières, administratives et ressources humaines. Elle/il facilite la communication avec l’ensemble des autres interlocuteurs de l’institut et les partenaires extérieurs. Elle/il contribue aux actions et à la continuité de service, de manière fluide, au sein du collectif des assistant.e.s de services du centre. L’assistant.e de services est chargé de contribuer à la bonne marche de plusieurs services. Elle/il pourra voir son portefeuille évoluer auprès de différents services. Main activities Assistanat / Organisation • Organiser les déplacements (transports, hébergement, suivi remboursement...) et gérer les agendas • Gérer le courrier, les mails, filtrer les appels téléphoniques • Contribuer à l’organisation de la vie interne des services : organiser, préparer et participer aux réunions de service, séminaires de services, utiliser les outils collaboratifs et les outils de visioconférence et rédiger les comptes-rendus • Assurer la préparation et le suivi des dossiers liés à l’activité des services dans le respect des procédures administratives, en assurer le classement et l’archivage • Contribuer au processus d'accueil des nouveaux arrivants des services gérés (bureau, poste de travail, accès aux outils, présentation des outils du quotidien). Gestion • Contribuer à l’élaboration du budget des services, suivre les dépenses et procéder aux achats (étude des devis, respect des marchés publics, saisie des bons de commandes et réception) en lien avec les différents services • Créer et gérer les tableaux de bord et les indicateurs : création, suivi et traitement / étude des données. Communication • Assurer l'interface des services avec les différents acteurs internes et externes (accueil, transmission, relais d'informations) Skills • Maîtriser les outils bureautiques et informatiques • Etablir et suivre un budget • Savoir concevoir, suivre et exploiter des tableaux de bord • Savoir appliquer les procédures administratives • Savoir s’organiser en fonction des priorités et des échéances • Savoir prendre des notes et rédiger des comptes rendus • Être disponible et à l’écoute • Être autonome (faire preuve d’initiative, avoir le sens des responsabilités) • Savoir travailler en équipe / faire preuve de qualités relationnelles • Être rigoureux • Respecter la confidentialité • Savoir rendre des comptes La connaissance de l’environnement de la recherche publique serait un plus. Benefits package • Restauration subventionnée • Transports publics remboursés partiellement • Congés: 7 semaines de congés annuels + 10 jours de RTT (base temps plein) + possibilité d'autorisations d'absence exceptionnelle (ex : enfants malades, déménagement) • Possibilité de télétravail (volume 90 jours / an) et aménagement du temps de travail • Équipements professionnels à disposition (visioconférence, prêts de matériels informatiques, etc.) • Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des œuvres sociales d'Inria) • Accès à la formation professionnelle • Participation mutuelle (sous conditions) Remuneration Le poste est ouvert : • à la mobilité interne Inria (rémunération selon conditions statutaires) ; • à la mobilité inter fonction publique, par voie de détachement (rémunération selon conditions statutaires). Apply for this position Share • Facebook • Linkedin • Twitter • Email General Information • Town/city : Villers lès Nancy • Inria Center : Centre Inria de l'Université de Lorraine • Starting date : 2027-01-01 • Duration of contract : 2 years • Deadline to apply : 2026-09-13 Warning : you must enter your e-mail address in order to save your application to Inria. Applications must be submitted online on the Inria website. Processing of applications sent from other channels is not guaranteed. Instruction to apply Poste à pourvoir par voie de mobilité interne / mobilité inter-fonction publique (détachement) Les candidatures doivent être déposées en ligne sur le site Inria. Le traitement des candidatures adressées par d'autres canaux n'est pas garanti. Liste des pièces à fournir : CV et lettre de motivation. Defence Security : This position is likely to be situated in a restricted area (ZRR), as defined in Decree No. 2011-1425 relating to the protection of national scientific and technical potential (PPST).Authorisation to enter an area is granted by the director of the unit, following a favourable Ministerial decision, as defined in the decree of 3 July 2012 relating to the PPST. An unfavourable Ministerial decision in respect of a position situated in a ZRR would result in the cancellation of the appointment. Recruitment Policy : As part of its diversity policy, all Inria positions are accessible to people with disabilities. Contacts • Inria Team : DIR-LOR • Recruiter : Parentin Christelle / christelle.parentin@inria.fr About Inria Inria, the French national institute for research in digital science and technology, supports the French government in national research and innovation strategies in the digital field, acting as Digital Programs Agency. Inria leads over 300 research and innovation projects with its 3,500 scientists, engineers, and support staff, in partnership with universities and the digital ecosystem (businesses, entrepreneurs, and public stakeholders). Together, we explore strategic fields such as artificial intelligence, cybersecurity, quantum computing, cloud technologies, digital transformation in healthcare, digital twins, and digital technologies for defence. We develop practical solutions such as software, tech startups, partnerships with national companies, and cutting-edge training programmes. Our goal is to drive scientific, technological, and industrial excellence to ensure France’s digital sovereignty.