Assistant(e) de services

Assistant(e) de services Download job offer in PDF format The offer description be low is in French Contract type : Mobility Level of qualifications required : A levels or equivalent Fonction : Support functions Corps d'accueil : Technicien de la Recherche (TR) Level of experience : From 3 to 5 years About the research centre or Inria department Le centre Inria de l’Université de Rennes est l’un des neuf centres d’Inria. Il compte une trentaine d’équipes de recherche et 8 services d’appui et de soutien à la recherche, représentant plus de 700 agents. Il est un acteur majeur et reconnu dans le domaine des sciences numériques et est au cœur d'un riche écosystème de R&D et d’innovation : PME fortement innovantes, grands groupes industriels, pôles de compétitivité, acteurs de la recherche et de l’enseignement supérieur, laboratoires d'excellence, institut de recherche technologique. Assignment Rattaché(e) hiérarchiquement à la Secrétaire Générale du Centre Inria de l’Université de Rennes, et en lien avec deux autres assistantes, l’assistant(e) apportera un support administratif aux responsables et aux membres des services. Certaines de ces activités peuvent avoir une connotation financière (gestion budgétaire, marchés publics) assez forte. Elle/il participera aux activités des services qui lui seront attribués, en leur apportant son concours en matière organisationnelle et en veillant à la bonne application des règles budgétaires, financières et administratives. En fonction du contexte, de l’environnement et de l’organisation du travail, elle/il pourra être amené(e) à prendre en charge une ou plusieurs activités spécifiques aux services. En fonction de contraintes organisationnelles, elle/il pourra également voir son portefeuille de services évoluer. Main activities Secrétariat : • Organiser les agendas et les déplacements (transport, hébergement, ordre de mission, suivi des remboursements…) • Mettre en application les procédures administratives et financières : assurer une veille, appliquer et transmettre les informations aux personnes concernées • Assurer le suivi des tableaux de bord et des indicateurs Organisation et gestion administrative : • Assurer la préparation et le suivi des dossiers liés à l’activité des services • Contribuer à l’élaboration du budget des services, suivre les dépenses et procéder aux achats (étude des devis, respect des marchés, saisie des demandes d’achat et réception) • Saisir, mettre à jour et contrôler des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financières, ressources humaines) • Contribuer à l’organisation de la vie interne des services • Organiser et participer à des réunions ou à des actions évènementielles internes et externes : planification, logistique, accueil des visiteurs, comptes rendus, suivi des actions • Rédiger et mettre à jour les supports de communication (intranet, wiki, pages web…) • Réaliser et diffuser des documents (notes, rapports, procédures, comptes rendus…) Assurer le classement et l’archivage papier et numérique Skills Savoir • Avoir une connaissance de base des procédures administratives et de la réglementation de la fonction publique • Connaître les grands principes de gestion budgétaire et des marchés publics • Avoir une connaissance de base sur l’environnement de la recherche Savoir-faire • Maîtriser les outils de bureautique et informatique (Pack Office, internet, intranet, messagerie) • Maîtriser les techniques de secrétariat • Savoir s’organiser en fonction des priorités de sa hiérarchie / des services • Savoir planifier simultanément, organiser et assurer le suivi des dossiers • Savoir prendre des notes et rédiger des comptes rendus • Savoir mettre en œuvre les techniques de reporting • Savoir suivre et exploiter des tableaux de bord • Savoir appliquer les procédures administratives Savoir-être • Être disponible et à l’écoute • Être autonome (faire preuve d’initiative, avoir le sens des responsabilités) • Savoir travailler en équipe • Être rigoureux(se) • Savoir respecter la confidentialité • Avoir le sens du service et faire preuve d’un bon relationnel, tant en interne qu’en externe Benefits package Prise en charge à 75% des frais de transport en commun sur le trajet domicile-travail et/ou Forfait Mobilité Durable. Restauration subventionnée Prise en charge partielle des frais de mutuelle Possibilité de télétravail (à hauteur de 90 jours annuels) et d'aménagement du temps de travail Parking Gratuit Prestations sociales, culturelles et sportives (AGOS - Association de Gestion des Œuvres Sociales d'Inria) Équipements professionnels à disposition (visioconférence, prêts de matériels informatiques, etc.) Accès à la formation professionnelle Remuneration • selon conditions statutaires pour les fonctionnaires Apply for this position Share • Facebook • Linkedin • Twitter • Email General Information • Town/city : Rennes • Inria Center : Centre Inria de l'Université de Rennes • Starting date : 2026-10-01 • Duration of contract : 2 years • Deadline to apply : 2026-09-13 Warning : you must enter your e-mail address in order to save your application to Inria. Applications must be submitted online on the Inria website. Processing of applications sent from other channels is not guaranteed. Instruction to apply Poste à pourvoir par voie de mobilité interne / mobilité inter-fonction publique (détachement) Les candidatures doivent être déposées en ligne (CV + lettre de motivation) avant le 14 septembre 2026. Le traitement des candidatures adressées par d'autres canaux n'est pas garanti. Pour plus d'informations, contactez : • Marielle Perruchot, Secrétaire Générale : marielle.perruchot@inria.fr • Sandrine Paboeuf, Chargée des RH : sandrine.paboeuf-happel@inria.fr Defence Security : This position is likely to be situated in a restricted area (ZRR), as defined in Decree No. 2011-1425 relating to the protection of national scientific and technical potential (PPST).Authorisation to enter an area is granted by the director of the unit, following a favourable Ministerial decision, as defined in the decree of 3 July 2012 relating to the PPST. An unfavourable Ministerial decision in respect of a position situated in a ZRR would result in the cancellation of the appointment. Recruitment Policy : As part of its diversity policy, all Inria positions are accessible to people with disabilities. Contacts • Inria Team : DIR-RBA • Recruiter : Perruchot Marielle / marielle.perruchot@inria.fr About Inria Inria, the French national institute for research in digital science and technology, supports the French government in national research and innovation strategies in the digital field, acting as Digital Programs Agency. Inria leads over 300 research and innovation projects with its 3,500 scientists, engineers, and support staff, in partnership with universities and the digital ecosystem (businesses, entrepreneurs, and public stakeholders). Together, we explore strategic fields such as artificial intelligence, cybersecurity, quantum computing, cloud technologies, digital transformation in healthcare, digital twins, and digital technologies for defence. We develop practical solutions such as software, tech startups, partnerships with national companies, and cutting-edge training programmes. Our goal is to drive scientific, technological, and industrial excellence to ensure France’s digital sovereignty.